Protocol

Ongewenste omgangsvormen

afd. Son

Inhoudsopgave

Bladzijde

Inleiding op de Richtlijnen Ongewenst Gedrag 2

Richtlijn hoe te handelen bij pesten 2

Richtlijn hoe te handelen bij seksuele intimidatie 3

Richtlijn hoe te handelen bij conflicten 5

Richtlijn hoe te handelen bij agressie 6

Richtlijn bij pesten 7

Richtlijn bij seksuele intimidatie 8

Richtlijn bij agressie 9

Richtlijn bij conflicten 10

Inleiding op de Richtlijnen Ongewenst Gedrag

KBO-Brabant heeft op basis van de literatuur richtlijnen opgesteld. Deze richtlijnen bevatten adviezen en tips hoe mensen binnen de organisatie die te maken krijgen met ongewenst gedrag, hiermee om kunnen gaan. De status van de richtlijnen is te omschrijven als een pakket van good practices.

De richtlijnen hebben betrekking op pesten, seksuele intimidatie, agressie, en conflict. Per onderwerp is de richtlijn uitgewerkt voor degene die last van een deze vormen van ongewenst gedrag heeft, gevolgd door een richtlijn voor een bestuurder die geconfronteerd wordt met een situatie waarin van dit soort ongewenst gedrag sprake is (bijv. tussen leden onderling).

Richtlijn hoe te handelen bij pesten

Definitie

Als u herhaaldelijk het gevoel krijgt dat u buitengesloten en/of gekleineerd wordt, er vervelende opmerkingen aan uw adres worden gemaakt of net-niet-leuke grapjes, en u onnodig en onophoudelijk kritiek krijgt, als het werken u onmogelijk wordt gemaakt, en/of er over u geroddeld wordt.

Wanneer moet u actie ondernemen:

Als u er last van heeft;
als u zelf het mikpunt bent;
als u ziet dat het anderen overkomt;
als u zich onveilig voelt;
als de werksfeer beïnvloed wordt;
en als uw prestaties er onder lijden.

Wat kunt u zelf doen?

Aangeven dat u er last van hebt;
degene die u pest er op aanspreken;
en aangeven dat de ander moet stoppen met zijn gedrag.

En als u dat niet durft?

Praat er dan eerst over met iemand die u in vertrouwen kunt nemen;
stap naar een bestuurder;
als de bestuurder niets met de melding doet, schakel dan de vertrouwenspersoon in;
als het uw bestuurder is die pest, schakel dan de vertrouwenspersoon in.

Wat kunt u beter niet doen?

Denken dat het aan uzelf ligt;
zwijgen;
hetzelfde gedrag gaan vertonen.

Wie kunt u inschakelen en wanneer?

Schakel een bestuurder in;
schakel de vertrouwenspersoon in voor advies en coaching;
schakel zo nodig derden in zoals de bedrijfsarts, personeelszorg, bedrijfsmaatschappelijk werk.

Tenslotte

Leg vast op papier wat er gebeurt: de woorden die gebruikt worden, de momenten waarop het gebeurt, hoe vaak het voorkomt, welk effect het op u heeft.
Wees niet bang, ga niet geloven wat die ander zegt.
Laat u niet overmeesteren door het probleem.
Denk niet dat ziekmelden een oplossing is.

Richtlijn hoe te handelen bij seksuele intimidatie

Definitie

Van seksuele intimidatie is sprake wanneer een persoon ongewenst seksueel getint gedrag jegens een ander vertoont. Dit gedrag kan verbaal zijn (opmerkingen, insinuaties) en/of non-verbaal (kijken, bepaalde gebaren) en/of fysiek (aanraken).

Wanneer moet u actie ondernemen?

Als u last heeft van seksuele getinte opmerkingen of aanrakingen;
als u non-verbaal gedrag van de ander als seksueel intimiderend ervaart;
als u last heeft van intiem of seksistisch gedrag van collega’s onderling;
als de sfeer op het werk bedorven wordt;
als u zich niet veilig voelt op de werkplek;
als uw werk, uw beoordeling of de wijze waarop er met u omgegaan wordt, beïnvloed wordt door uw weigering op avances in te gaan.

Wat kunt u zelf?

Spreek de pleger aan (bijvoorbeeld: “ik voel mij ongemakkelijk als je opmerkingen maakt over …”)
benoem het gedrag dat u hindert zo concreet mogelijk;
beschrijf precies om welke opmerkingen of handelingen het gaat;
geef aan hoe u wél bejegend wilt worden;
zoek steun bij een lid en toets uw idee bij een buitenstaander.

Wat kunt u verwachten als u degene van wiens gedrag u last hebt, aanspreekt?

Omdat het bij seksuele intimidatie vaak om subjectieve ervaringen gaat, kun je heel verschillende reacties van de “pleger” verwachten. Wees daarop voorbereid.

Bijvoorbeeld:

Iemand kan ontkennen dat hij het als seksuele intimidatie bedoeld heeft;
iemand kan uw mening bagatelliseren en u “kinderachtig” of “preuts’ noemen;
iemand kan zielig doen (“je ruïneert mijn carrière met je aantijgingen..”);
iemand kan agressief worden en u beschuldigen van valse aangifte;

óf

degene neemt u serieus en zegt dat hij er in het vervolg rekening mee zal houden. Hij was zich niet bewust van het effect van zijn gedrag.

Wat kunt u doen als de ander negatief reageert?

Blijf bij uw boodschap;
ga niet in discussie (buig niet voor boosheid);
herhaal steeds uw eigen boodschap.

Wat moet u zeker niet doen?

Denken dat het aan uzelf ligt;
denken dat u preuts of kleinzielig bent;
denken dat het vanzelf wel over gaat.

Wat kunt u doen als een medelid dit overkomt?

De situatie serieus nemen;
het opnemen voor uw medelid in intimiderende situaties;
niet afwachten of uw medelid zelf wat doet;
vragen of het medelid het gedrag acceptabel of hinderlijk vindt;
met goedvinden van het medelid een bestuurder informeren.
Het medelid stimuleren om een bestuurder te informeren

Wie schakelt u in en wanneer?

Schakel een bestuurder in als:

u een machtsstrijd verwacht;

als de pleger in een machtspositie verkeert;
een medebestuurder als de pleger een bestuurder is;
schakel de vertrouwenspersoon in voor advies en coaching;
doe aangifte bij de politie als het om strafbare feiten als stalking, aanranding of verkrachting gaat.

Tenslotte

Leg vast op papier wat er gebeurt: de woorden die gebruikt worden, de momenten waarop het gebeurt, hoe vaak het voorkomt, welk effect het op u heeft.
Wees niet bang, ga niet geloven wat die ander zegt.
Laat je niet overmeesteren door het probleem.
Bewaar mailtjes of sms-jes als bewijs.
Laat ongewenste mailtjes in een aparte box binnen komen (bij lastig vallen/ stalking). Zo kun je ze bewaren en hoef je ze niet zelf te lezen.

Richtlijn hoe te handelen bij conflicten

Definitie

Van een conflict is sprake als binnen de grenzen van een organisatie, een individu of groep zich door een ander individu of groep gefrustreerd voelt of gedwarsboomd. Dit kan betrekking hebben op inhoud, verhoudingen of omstandigheden.

Wanneer moet u actie ondernemen?

een meningsverschil verandert in een conflict;
het conflict uw taken of de sfeer negatief beïnvloedt;
u lichamelijke of psychische klachten krijgt als gevolg van een conflict;

Wat kunt u zelf?

bespreek de situatie met iemand die u in vertrouwen kunt nemen;
wees selectief in de keuze van de persoon met wie u het conflict bespreekt;
beoordeel of u rond de tafel kunt gaan zitten om het bespreekbaar te maken;
meld het probleem bij een bestuurder en vraag om advies, ondersteuning, begeleiding of bemiddeling;
spreek in ik-boodschappen en geef op een goede manier feedback op het gedrag van de ander;
spreek een time-out af bij een acuut, heftig conflict;
laat een time-out altijd schriftelijk bevestigen door de bestuurder;
zorg dat gemaakte afspraken en/of oplossingen vastgelegd worden;
spreek af om na verloop van tijd te evalueren of het inderdaad opgelost is.

Wat kunt u beter niet doen?

Het conflict aanwakkeren door er met iedereen over te praten;
het contact met de conflictpartner vermijden;

Wie schakelt u in en wanneer?

Schakel derden in als er deskundige begeleiding van buitenaf nodig is of als u behoefte hebt aan een second opinion;
schakel de vertrouwenspersoon in voor advies en coaching;
hou er rekening mee dat als het tot bemiddeling komt, beide partijen moeten instemmen met de gekozen bemiddelaar om de begeleiding kans van slagen te geven.

Tenslotte

Om conflicten te voorkomen zijn de volgende aandachtspunten van belang:

communiceer open en helder;
voer structureel en open overleg op allerlei niveaus: werkoverleg, voortgangsgesprekken, functioneringsgesprekken.

Richtlijn hoe te handelen bij agressie

Definitie

Van agressie is sprake als een persoon psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen door collega’s of klanten.

De uitingsvormen van agressie kunnen verschillend zijn:

verbaal (schelden, beledigen, vijandige boodschappen uitzenden, bedreigingen);
psychisch (lastig vallen, onder druk zetten, intimideren, bedreigen en irriteren);
fysiek (dreigende houding aannemen, schoppen, slaan, bijten, vastgrijpen).

We onderscheiden twee vormen van agressie: agressie als uiting van boosheid of woede, en instrumentele agressie. Bij agressie uit woede is er sprake van verbaal of fysiek explosief gedrag. Bij instrumentele agressie gaat het om strategisch gedrag om anderen te manipuleren, macht uit te oefenen om situaties naar eigen hand te zetten en om een sfeer van onzekerheid te creëren waardoor de normale gang van zaken beïnvloed wordt. De agressie is dan instrument om zaken voor elkaar te krijgen.

Wat kunt u zelf bij agressie als uiting van woede?

Uw non-verbale houding is van belang: blijf zelf kalm en neem een neutrale, geïnteresseerde houding aan;
laat de persoon rustig uitrazen, laat blijken dat u luistert, maar ga niet in discussie;
wacht tot de persoon een beetje gekalmeerd is en neem dan de leiding over het gesprek;
vat het probleem samen om te laten blijken dat u het goed hebt begrepen en bespreek mogelijke oplossingen;
hou vast aan de regels in de organisatie en deel dit vriendelijk maar consequent mee.

Wat kunt u verder nog doen?

het incident melden bij een bestuurder;
ingeval van fysieke agressie: alarmeer medeleden;
doe meteen aangifte bij de politie;
als u nadat de zaak opgelost is, het gevoel heeft dat u er verder over zou willen praten, neem dan contact op met de vertrouwenspersoon.

Wat kunt u beter niet doen bij een woede uitbarsting van een ander?

In discussie gaan;
naar de ander wijzen of hem aanraken.

Wat kunt u doen om instrumentele agressie het hoofd te bieden?

loop niet weg, maar ga ook geen gevecht aan;
laat de ander niet zien dat u onder de indruk bent van de agressie;
een goede reactie is om op een assertieve manier uw eigen opvattingen te verwoorden, zonder het gevecht te willen winnen of het gedrag te veroordelen;
hou vast aan uw eigen mening en kom steeds weer terug op uw eigen boodschap. In de herhaling zit de kracht;
meestal kalmeert iemand als u luistert;
spreek de pleger bij zijn voornaam aan;
kijk hem recht in de ogen;
spreek rustig en met vaste stem;
spreek hem aan met een ik-boodschap;
als zijn lichaamstaal agressief of bedreigend is, reageer dan tegenovergesteld door ook non-verbaal een niet-agressieve houding aan te nemen.

Wat kunt u beter niet doen bij instrumentele agressie?

Laat de situatie niet op zijn beloop;
geef niet toe, de ervaring leert dat toegeven tot verdere agressie leidt;
laat u niet leiden door uw emoties op dat moment;
vraag bedenktijd en kom later op de situatie terug.

Wie schakelt u in en wanneer?

Meld incidenten altijd bij een bestuurder;
bespreek het incident bij een overleg of bespreek het met medeleden;
doe bij fysiek geweld zo nodig aangifte bij de politie;
neem er geen genoegen mee als het incident wordt gebagatelliseerd of afgedaan;
neem contact op met een medebestuurder als:

een bestuurder de agressor is;
de bestuurder aan wie u het incident meldt de situatie niet serieus neemt;

bespreek de situatie met de vertrouwenspersoon voor advies en coaching;
schakel indien nodig derden in zoals een bemiddelaar.

Tenslotte

Accepteer agressief gedrag niet!
Leg vast op papier wat er gebeurt: de woorden die gebruikt worden, de momenten waarop het gebeurt, hoe vaak het voorkomt, welk effect het op u heeft. Bewaar mails waaruit het gedrag blijkt.
Laat u niet overmeesteren door het probleem, blijf kalm en geef op een assertieve manier uw eigen opvattingen weer zonder de strijd aan te gaan en zonder te willen winnen.
Bedenk: (verbaal) geweld is een teken van onmacht van de agressor. Hij of zij heeft een probleem, niet u.

Richtlijn voor bestuurders bij pesten

Definitie

Van pesten is sprake als iemand herhaaldelijk het gevoel krijgt dat hij buiten gesloten of gekleineerd wordt; dat er vervelende opmerkingen of net-niet-leuke grapjes gemaakt worden, geroddeld of onnodig kritiek gegeven wordt en/of dat iemand geïsoleerd wordt of raakt.

Als u als bestuurder zelf pesten constateert:

Spreek de pester(s) aan op zijn gedrag;
maak concrete afspraken over verbetering van het gedrag en leg die vast;
spreek een tijdpad af en evalueer de afspraken;
wijs de pester(s) op de consequenties van zijn gedrag en leg dat vast;
schakel de vertrouwenspersoon in voor advies over de aanpak;

Iemand meldt pesten over of door een medelid:

Kies geen partij;
concentreer u op het gedrag;
verzamel snel informatie;
ontdek verschillen in het relaas en/of de beleving van partijen;
ga af op de feiten en niet op de emoties;
pas hoor en wederhoor toe;
keur pestgedrag af zonder een oordeel en geef aan hoe u wilt dat de omgangsvormen

binnen de vereniging zijn en handel verder als onder “zelf pesten constateren”.

Wat doet u preventief?

Maak het beleid ten aanzien van ongewenst gedrag bekend in de ALV;
realiseer u dat u een voorbeeldfunctie hebt en handel daarnaar;
wees alert op de sfeer binnen de vereniging en peil regelmatig hoe leden die ervaren;

Richtlijn voor bestuurders bij seksuele intimidatie

Definitie

Als u als bestuurder zelf seksuele intimidatie constateert:

Spreek de pleger aan op zijn gedrag;
maak concrete afspraken over verbetering van het gedrag, leg die vast en laat voor gezien tekenen;
spreek een tijdpad af en evalueer de afspraken;
wijs de pleger op de consequenties van zijn gedrag en leg dat vast;
schakel de vertrouwenspersoon in voor advies over de aanpak;
leg zaken vast in een dossier;
tref indien nodig als bestuur disciplinaire maatregelen, zoals schorsing of royering als lid.

Als een lid met een klacht naar u toekomt:

Realiseer u dat de klager een grote drempel heeft genomen en neem hem serieus;
vraag wat hij wil met de klacht;
vraag naar de feiten en ga niet af op emoties
vraag de melder om een (schriftelijk) verslag te geven van voorkomende situaties met woordgebruik, tijdstip, plaatsbepaling en concrete omschrijvingen en handel verder als onder “als iemand bij u seksuele intimidatie meldt”.

Als iemand bij u seksuele intimidatie door of van een medelid meldt:

Kies geen partij;
concentreer u op het gedrag;
verzamel snel informatie;
zoek verschillen in het relaas en/of de beleving van partijen;
ga af op de feiten en niet op de emoties;
pas hoor en wederhoor toe;
keur het gedrag af zonder een oordeel en geef aan hoe u wilt dat de omgangsvormen binnen de vereniging zijn en handel verder als onder “zelf seksuele intimidatie constateren”.

Wat doet u preventief?

Realiseer u dat u een voorbeeldfunctie hebt en handel daarnaar;
maak het beleid ten aanzien van ongewenst gedrag bekend;
wees alert op de sfeer en peil regelmatig hoe de leden die ervaren;

Richtlijn voor bestuurders bij agressie

Definitie

Van agressie is sprake als een persoon psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen.

De uitingsvormen van agressie kunnen verschillend zijn:

verbaal (schelden, beledigen, vijandige boodschappen uitzenden, bedreigingen);
psychisch (lastig vallen, onder druk zetten, intimideren, bedreigen en irriteren);
fysiek (dreigende houding aannemen, schoppen, slaan, bijten, vastgrijpen).

Als u als bestuurder zelf agressie constateert:

Spreek de pleger aan op zijn gedrag;
maak concrete afspraken over verbetering van het gedrag, leg die vast en laat voor gezien tekenen;
spreek een tijdpad af en evalueer de afspraken;
wijs de pleger op de consequenties van zijn gedrag en leg dat vast;
schakel de vertrouwenspersoon in voor advies over de aanpak;
leg zaken vast in een dossier;

Als een lid met een klacht naar u toekomt:

Realiseer u dat de klager een grote drempel heeft genomen en neem hem serieus;
vraag wat hij wil met de klacht;
onderzoek feiten en ga te werk als hierna onder “als iemand bij u agressie meldt”.

Iemand meldt bij u agressie waarbij het over een medelid gaat:

Kies geen partij;
concentreer u op het gedrag;
verzamel snel informatie;
ontdek verschillen in het relaas en/of de beleving van partijen;
ga af op de feiten en niet op de emoties;
pas hoor en wederhoor toe;
keur het gedrag af zonder een oordeel en geef aan hoe u wilt dat de omgangsvormen op de werkvloer zijn en handel verder als onder “zelf agressie constateren”.

Wat doet u preventief?

Realiseer u dat u een voorbeeldfunctie hebt en handel daarnaar
maak het beleid ten aanzien van ongewenst gedrag bekend in de werkeenheid;
wees alert op de sfeer binnen de vereniging en peil regelmatig hoe leden die ervaren;

Richtlijn voor bestuurders bij conflicten

Definitie

Om conflicten te voorkomen zijn de volgende aandachtspunten van belang:

Leden die voelen dat ze steun en vertrouwen van hun bestuur hebben zijn beter in staat met belangentegenstellingen en verschillende visies om te gaan. Waardering en erkenning bevorderen zelfvertrouwen en motivatie. Het ontbreken van vertrouwen daarentegen kan een bron van conflicten vormen. Het is dus zaak om signalen serieus te nemen en in een zo vroeg mogelijk stadium in te grijpen.

Wat kunt u preventief doen?

Communiceer helder en open;
wees duidelijk, spreek verwachtingen uit en wek geen valse verwachtingen;
wees helder over verantwoordelijkheden en leg deze vast;
informeer leden tijdig over ontwikkelingen binnen de organisatie.

Interventiemogelijkheden bij conflicten.

Als bij uw leden een (onderling) conflict dreigt: ga met hen in gesprek, verwacht dat zij het oplossen en maak duidelijke afspraken over de voortgang.
Als u zelf een conflict hebt met een van de leden: benoem dit als (potentieel) conflict en spreek samen af welke weg u zult volgen om eruit te komen. Bedenk dat u in een machtiger positie verkeert en dat dat bedreigend kan zijn voor een lid.
Bij acute, heftige conflicten: regel zo nodig en niet zonder overleg het bestuur een time-out om nare escalaties te voorkomen en een afkoelperiode in te bouwen. Zorg daarbij wel voor duidelijke afspraken over de verdere aanpak van het conflict (wanneer vindt een volgend gesprek plaats, met wie etc.).
Het inroepen van een bemiddelaar als beide partijen dat willen is een mogelijkheid.

Tenslotte

Ga bij een eventuele beoordeling van het conflict af op de feiten en niet op de emoties.

Schakel zo nodig in een vroeg stadium de hulp van een bemiddelaar in; dit kan het machtsevenwicht tussen partijen herstellen.

Let er op dat beide partijen instemmen met de keuze van de bemiddelaar.

Vertrouwenspersoon

Als vertrouwenspersoon is aangesteld: Jeanne van der Meijden – van Genugten, die telefonisch te bereiken is op nummer: 0499 460828.

Nog geen inhoud toe gevoegd. Klik op om te starten.